Caso você já tenha organizado um evento, você sabe que nem tudo corre como planejado e você tem que enfrentar vários desafios. Contar com parceiros qualificados, como uma Montagem de Stands para Feiras SP, pode te deixar mais tranquilo para seguir em frente.

Organizar um evento não é uma tarefa simples, mas aqui estão algumas dicas para que tudo ocorra bem.

Defina o propósito e formato

Parece bastante óbvio, mas vale a pena ter uma abordagem crítica para esse desafio. Formule seu objetivo da forma mais específica possível: você quer transmitir conhecimento aos participantes; expressar gratidão aos parceiros; arrecadar fundos para um projeto ou oferecer aos hóspedes um projeto estético?

O formato do evento dependerá da resposta: seu conceito, tempo e duração, distribuição de papéis dentro da equipe, layout da sala, buffet e som.

Tente não ficar preso em formatos tradicionais. Pense em brunches temáticos, eventos online, eventos ao ar livre.

Preste atenção suficiente ao planejamento

O plano deve incluir logística, conteúdo e promoção do evento. Crie um documento disponível para toda a equipe, em que cada membro possa ver as tarefas dos outros e o panorama geral.

Primeiro, prepare uma lista das principais tarefas e, em seguida, detalhe-as da melhor forma possível com as etapas específicas que devem ser concluídas.

É importante designar o prazo no plano: o tempo necessário para concluir uma tarefa. Muitas vezes isso é subestimado e a preparação é mais lenta do que você esperava.

Veja a lista de tarefas e reflita-as no seu orçamento. Também vale a pena pensar em uma reserva em caso de situações imprevisíveis.

Para não ser pego de surpresa pelas intempéries, pense seriamente na locação de tendas, por exemplo, para que a chuva ou o sol intenso não acabem com o seu evento.

Se você quiser agradavelmente surpreender seus convidados, pense em tudo até os mínimos detalhes:

• Como eles se registram;
• Quem vai cumprimentar os participantes e como;
• Qual música estará tocando na sua estrutura de som;
• Se você tem um canto interessante de fotos;
• Como suas apresentações se parecem;
• Como sua equipe está vestida;
• O que fazer durante as pausas etc.

Tente surpreender as pessoas e criar o efeito “uau” e exceder as expectativas nos detalhes mais comuns. Isso é exatamente o que cria a sensação de sucesso e boa organização de um evento.

Verifique a localização e tenha um plano B

Sempre verifique a localização pessoalmente logo no estágio de seleção.

No momento mais inesperado, pode acontecer que o ar condicionado não funcione corretamente no corredor, não haja banheiros para pessoas com deficiência ou o equipamento não passe pela porta. Portanto, verifique esses problemas com antecedência.

Certifique-se pessoalmente sobre o aluguel de mesa e cadeira e se está incluso no contrato.

É muito importante distribuir tarefas entre os membros da equipe não apenas na fase de preparação, mas também durante o evento. Distribua responsabilidades por zona.

Por exemplo, alguém é responsável pela zona de registro, outra pessoa por cumprimentar os palestrantes, uma pessoa diferente pelo equipamento, por catering, comunicação com a imprensa etc.

Toda pessoa precisa ter sua zona de atuação e responsabilidades, durante toda a duração do evento; até mesmo o pessoal de manutenção que vai verificar os Rufos para telhado para prevenir imprevistos.

Dê a cada membro da equipe um documento com as responsabilidades atribuídas, para que cada pessoa saiba quem contatar para qualquer problema específico.

Não subestime o tempo necessário para a promoção bem-sucedida de um evento. O tipo de evento, seu público-alvo, recursos internos e orçamento determinam sua abordagem de marketing.

Ao escolher seus parceiros de mídia, concentre-se naqueles que segmentam seu público-alvo. É melhor ter alguns parceiros, mas segmentados, em vez de falar sobre o evento para praticamente todos.

Seja amigável para os participantes, palestrantes e parceiros. Tente resolver os seus problemas ou dúvidas e atender às suas expectativas, mesmo se você se sentir cansado e nem tudo corre como planejado. Ao final do dia, o que as pessoas lembram é como elas foram tratadas.

Faça uma verificação final 24 horas antes do evento

Certifique-se de que você informou os participantes sobre como chegar ao local, convidou todos os convidados importantes e preparou os materiais impressos, o conteúdo de áudio e vídeo.

Verifique se todos entendem suas tarefas e responsabilidades e se o espaço está pronto. Para esse efeito, você pode elaborar uma lista de verificação, incluindo desde a Montadora de Stands SP até o buffet.

Por fim, seja qual for o evento que você organize, seja otimista e não tenha medo de surpresas e seu evento será um sucesso.