Quem trabalha com organização de algum evento sabe que é sempre preciso estar preparado para o pior.

Seja por um problema com um equipamento, um fornecedor que não honrou o serviço contratado ou condições climáticas que impossibilitam os planos iniciais, mas o show tem que continuar!

A boa notícia é que, com alguns cuidados na organização, é perfeitamente possível evitar praticamente todos os contratempos que possam surgir no desenrolar de uma festa ou feira corporativa.

Confira alguns deles a seguir:

Deixe o data show nas mãos de um profissional

Em festas de casamento, é relativamente comum que um projetor emita fotos de momentos marcantes da vida dos noivos.

Em eventos corporativos, o recurso também é usado, mas para exibir slides e apresentações de resultados, bem como suporte para palestras motivacionais e de orientação.

Por mais popular que esta solução seja, é possível que o equipamento necessário falhe no último minuto. Se isso acontecer.

A organização terá que correr contra o tempo para encontrar um serviço de conserto de data show, ou mesmo um aparato substituto, o que nem sempre é possível.

Além disso, também é possível que haja alguma falha no arquivo da apresentação, comprometendo-a por completo.

Para evitar estes problemas, o mais indicado é deixar o data show sempre nas mãos de um profissional qualificado.

Como alguém da área de multimídia, que poderá fazer os testes necessários tanto nos slides quanto no equipamento de projeção.

Faça testes sonoros com antecedência

É difícil imaginar um evento sem uma mesa de som. Afinal, ela é necessária em praticamente todas as ocasiões, de festas a eventos corporativos, para dar suporte a música, espetáculos musicais, palestras, etc.

Entretanto, a sonorização de um evento é muito mais do que meramente instalar microfones e caixas de som.

Assim como o caso do data show, isto é algo que deve ser deixado nas mãos de um profissional qualificado, que tenha feito um curso de sonorização.

Além disso, é igualmente importante sempre testar todos os equipamentos algumas horas antes do início do evento.

Neste caso, o objetivo não é apenas identificar e substituir equipamentos defeituosos, mas, também, fazer ajustes de volume e posição, levando em consideração a acústica do espaço.

Assim, a qualidade do som melhora drasticamente.

Conte sempre com um gerador

Boa parte dos itens usados em eventos dependem de energia elétrica para o seu funcionamento, como:

• Sistemas de som;
• Sistemas de iluminação;
• Equipamentos de cozinha;
• Equipamentos para atrações culturais.

Deste modo, uma queda de energia pode comprometer completamente o andamento da ocasião. Felizmente, um imprevisto desse porte é simples de resolver:

Basta alugar um gerador de energia e deixá-lo de prontidão no local do evento.

Como o seu próprio nome diz, este equipamento é capaz de fornecer a energia que outros itens precisam para funcionar enquanto a distribuição pela rede regular não se normalizar.

Assim, o impacto da queda pode passar despercebido pelos convidados.

Contudo, ao escolher a empresa que prestará o serviço de aluguel, é preciso ter cuidado.

É importante certificar-se de que os equipamentos passam por manutenções preventivas periódicas, e de que não são muito antigos.

Do contrário, pode ser necessário acionar um profissional que faça conserto gerador em meio ao evento, gerando, ainda, outro contratempo.

Teste todos os equipamentos de informática

Equipamentos de informática também entram no rol de itens usados em eventos de todos os tipos de portes.

Seja para dar suporte ao data show ou ao DJ que se responsabilizará pela música, aparatos como notebooks costumam estar sempre presentes nestas ocasiões.

O problema é que, assim como qualquer outro tipo de equipamento, eles são passíveis de falha.

E, quando ela ocorre, nem sempre é possível acionar a assistencia tecnica notebook para resolvê-la naquele mesmo momento.

Consequentemente, mais uma vez, é fundamental investir parte do tempo da organização na realização de testes.

Assim, caso algum defeito seja notado, o item pode ser substituído antes do início do evento.

Tenha sempre um plano B

Eventos ao ar livre estão na moda atualmente, principalmente quando se trata de casamentos rústicos, mais descontraídos por natureza.

Acontece que, por mais bem planejada que a ocasião seja, é sempre preciso considerar que, na hora H, o tempo pode estar ruim, frio e chuvoso.

Portanto, é fundamental contar com um plano B, seja um toldo de cobertura ou a transferência do evento para um local fechado.