Um evento é uma ferramenta bastante importante para que uma empresa consiga construir a autoridade da marca e também aumentar a visibilidade dentro do mercado. Esses eventos podem ser feiras comerciais com a utilização de stands para feiras, palestras, shows e congressos.

Além de estabelecer a autoridade da marca e aumentar a visibilidade, um evento contribui de grande maneira para a disseminação do conhecimento, afinal, nos eventos se reúnem professores, profissionais, pesquisadores que se juntam para compartilhar experiências e disseminar novidades quanto ao tema tratado.

Existem muitos tipos de eventos que podem usar stands de feira para exposição dos serviços ou então de produtos e eventos que usam apenas de projetores e cadeiras.

Dentre os tipos de eventos nós temos:

• Workshops;
• Congressos;
• Simpósios;
• Jornadas acadêmicas;
• Palestras.

Independente do tipo de evento existente organizá-lo não é uma tarefa fácil, afinal, é preciso fazer a gestão de diversos pontos, da logística dos convidados à escolha do buffet.

Nesse artigo falaremos sobre como organizar um evento de sucesso.

Planejando um evento

Seja um stands eventos para feiras comerciais e de negócios, seja uma palestra acadêmica, um evento precisa de planejamento adequado que contemple diversos elementos como tema, orçamento, público-alvo e outros produtos.

Outro fator que o planejamento permite é a resolução de imprevistos que ocorrem até a execução do mesmo. Desse modo, planejar o evento é de grande importância para o seu sucesso.

Abaixo separamos dicas de planejamento para seu evento.

1. Defina um tema

O tema é a base de todo evento, afinal, todos os convidados e públicos-alvo orbitarão nesse tema. Outro fator importante para a definição do tema é a atração de patrocinadores e fornecedores. Assim, uma primeira parte do planejamento estratégico de um evento é a definição de um tema.

O tema deve ser atraente e original, além de ser um tema bastante original. Temas originais com discussões novas atraem um público mais engajado e patrocinadores novos que podem alinhar as expectativas com o objetivo do evento.

Assim, antes de contratar a montadora de stands para seu evento é importante que o tema esteja definido. Sempre é importante que o tema seja relevante no seu segmento de atuação.

Temas profissionais orbitam profissionais, temas acadêmicos atraem acadêmicos, e os temas devem ser de acordo com o segmento de atuação.

Por isso pense em um tema que tenha potencial para que seu evento seja relevante.

2. Conheça seu público-alvo

Feito a escolha do tema é importante conhecer o público-alvo.

Saber quem será o público-alvo fará com que a estratégia de marketing seja feita de forma mais adequada, afinal, saber onde está o seu público faz com que o seu evento chegue nos lugares certos.

O conhecimento do público-alvo acontece por meio de uma pesquisa de mercado bem completa de modo a identificar o comportamento do público e como ele se comporta.

3. Escolha dos locais e horários

A escolha dos horários e dos dias sempre variará de acordo com o público e com a disponibilidade dos convidados.

A dica de planejamento nessa etapa é verificar os eventos próximos a data do seu evento e verificar se seu público opta pelo fim de semana ou então nos feriados.

O local do evento deve ser definido de acordo com o porte do evento. O mais importante é que o local tenha espaço para montador de stand para exposição de serviços e produtos e que tenha um bom acesso seja de carro, por transporte público ou então de acesso fácil a pé.

Verifique se o local também possui boa acústica e controle de temperatura como uso de ventiladores ou ar condicionados. Tudo para que seu público se sinta confortável e aproveite o evento.

Outras dicas de planejamento de eventos

Uma das etapas que precisam ser levadas em consideração bem antes do planejamento é a montagem de uma equipe dinâmica e bastante eficiente.

Essa equipe precisa ser organizada e gestada de forma que todos trabalham para alcançar o objetivo, assim, o líder da equipe deve delegar as funções de acordo com o perfil de cada integrante.

Assim, existirão pessoas responsáveis por buscar orçamentos com fábrica de display, de stand, pessoas que irão cuidar da logística entre outros. Uma equipe boa permite o sucesso do seu evento.

Vimos então que para que um evento seja um sucesso é preciso o desenvolvimento de um planejamento adequado e que tenha atenção a todos os detalhes com o suporte de uma equipe que trabalhe de forma orgânica e eficiente.