Inúmeras agencias de eventos corporativos em SP, fazem o trabalho completo de produzir, gerenciar e coordenar o evento. Desde a recepção até o fim da feira, palestra ou congresso do evento corporativo.

No entanto, todo mundo sabe que uma excelente cultura organizacional precisa salientar pela interatividade entre os parceiros, clientes e a equipe.

Por conta disso, tudo deve ser minuciosamente planejado, até a contratação de buffet para eventos empresariais deve ser pensada.

Quer saber como organizar o evento? Confira o nosso passo a passo, para que tudo saia como o planejado e seja um sucesso.

Importância de um evento

Promover eventos reforça a máxima da organização, pois ajuda a promover a marca, relacionamentos da equipe, aumenta o nível de motivação e o engajamento.

Geralmente, a organização de eventos corporativos pode caber às seguintes ocasiões:

• Festa de fim de ano da empresa;
• Palestras;
• Workshops;
• Congressos;
• Evento de vendas;
• Celebrações em geral.

Seja uma festa para celebrar momentos e datas especiais, um congresso motivacional ou até mesmo para fazer prospecções para o próximo ano.

Os eventos corporativos são uma excelente estratégia para as empresas, principalmente para posicionar a marca frente ao mercado.

Por isso, o recomendado é entrar em contato com uma produtora de eventos, para que todos os detalhes sejam agilizados com sucesso.

Como organizar um evento corporativo?

Para que o evento corporativo seja bem-sucedido, os convidados precisam estar de acordo com o ambiente e que realmente queiram estar lá.

Não adianta em nada ter convidados por volume, eles precisam se engajar no evento. Para isso, o planejamento precisa se adequar ao público-alvo.

E isso vai desde o aluguel do salao de festas, até os possíveis brindes que serão dados no fim do evento.

Portanto, o planejamento é a chave para que o evento saia um verdadeiro sucesso no fim das contas. Além disso, evita contratempos, desastres e falhas durante o evento.

Além de que, desperdícios e prejuízos podem ser facilmente prevenidos com a precaução da equipe organizadora.

Um exemplo disso, cabe ao gerador silencioso, que não emite sons e fica de prontidão em casos de problemas na rede elétrica do local, muito comum em áreas urbanas.

Comece a organizar seu evento antecipadamente
Em linhas gerais, festas e eventos feitos de última hora podem sair do controle, principalmente em decorrência da falta de organização.

Por isso, pensar na lista de convidados, buffet, atrações principais e no aluguel dos geradores elétricos, deve ser pensado com pelo menos 1 mês de antecedência.

No mais, é interessante desenvolver um calendário anual para os eventos corporativos. O item ajuda não só no planejamento, como na divisão exata do orçamento, proporcionando mais economia para a empresa.

Monte uma equipe responsável pela organização

A equipe organizadora é o coração do evento e precisa ser formada por pessoas, que saibam trabalhar em grupo e que tenham boa experiência de mercado.

Todos precisam saber lidar com pessoas, com fornecedores e demais assuntos acerca do evento. Pessoas da área de comunicação e marketing podem ser as melhores escolhas.

Para trabalhar em eventos, pois precisam sempre estar em contato com o público. Além disso, pessoas das áreas correlatas à comunicação conhecem técnicas de divulgação de eventos, bem como elaborar comunicados internos, etc.

Faça um checklist

Nada melhor que organizar tudo em uma lista, especialmente quando o assunto é eventos. Todas as etapas do planejamento devem ser anexadas em uma lista de tarefas.

Até mesmo para exemplificar o que foi ou não feito. Ou seja, passar para o papel é uma excelente ideia e ajuda na organização do evento corporativo.

Além de que, confiar no cérebro para guardar tudo não é uma boa ideia, principalmente por causa dos esquecimentos.

Pessoas que trabalham com eventos têm mil ideias e tarefas para fazer, por isso vivem esquecendo as coisas. Com uma agenda simples, isso pode ser evitado.

Ainda assim, existem aplicativos, como o Google Keep, que permite a criação de lista de tarefas, por exemplo.

Escolha uma boa data

Por fim, escolher a data do evento é uma das etapas finais e mais complicadas da organização de eventos, porque tudo precisa sair como o combinado.

O dia da semana e a hora do evento são fatores muito relevantes, principalmente em tempos chuvosos.

Por isso, planejar a data do evento para o fim de semana é a melhor alternativa, já que a maioria das pessoas estará de folga.

Para eventos de fim de ano, é importante preferir por datas em que os convidados não estejam viajando ou com a família.

Neste caso, fim de novembro e comecinho de dezembro pode ser uma excelente oportunidade. Com as dicas deste artigo, com certeza o evento será um grande sucesso.