Grandes eventos costumam trazer grandes oportunidades para empresas. Eles podem ser usados de duas formas diferentes.
Na primeira, pode ser como meio de confraternização entre os colaboradores de um estabelecimento, melhorando a sinergia entre eles.
Já na segunda, para fazer contatos com outros players importantes do seu setor, angariando novos parceiros, como clientes e investidores, desde aqueles que atuam na venda de alambrado até os que vendem soluções de alta tecnologia.
Apesar disso, para que todos esses benefícios se concretizem, é essencial que a ocasião em questão seja bem organizada.
Do contrário, o evento será caótico e pouco atrativo para o público, o que, por sua vez, pode fazer com que as futuras edições não sejam recebidas com muito entusiasmo por ele.
A boa notícia é que há uma série de produtos e serviços que podem ser usados com essa finalidade. Confira algumas dicas de como usá-los para organizar seu evento de uma maneira mais profissional, e, assim, melhorar as suas chances de sucesso:
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Uso de gradis
Em grandes eventos, é comum que haja locais que não são acessíveis ao público. Normalmente, eles são delimitados por questões de segurança, esses lugares costumam abrigar membros da organização, brindes que serão distribuídos e até mesmo o posto médico onde são atendidas eventuais ocorrências de saúde.
A boa notícia é que delimitar tais áreas, evitando que pessoas não autorizadas circulem por elas, é muito mais fácil do que se imagina: basta usar um gradil de ferro.
Como o seu próprio nome diz, trata-se de uma espécie de cerca curta feita de metal, muito usada em eventos com shows e festivais para delimitar a área que pode ser acessada pelo público.
Vale ressaltar que, por mais que haja várias empresas que trabalham com o aluguel deste item, alguns locais de eventos já oferecem áreas seguras para que a organização possa trabalhar, cercadas com itens como grades de ferro.
Assim, toda a equipe pode atuar com mais segurança e sem ser interrompida por terceiros não autorizados.
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Aluguel de coberturas
O mercado de festas e eventos é dinâmico, e soluções novas para tais ocasiões surgem constantemente. Um bom exemplo disso é a realização de confraternizações ao ar livre, e, até mesmo, casamentos e aniversários.
Por mais que essa alternativa proporcione uma série de benefícios, é importante ter em mente que ela requer alguns cuidados especiais. O principal deles é com as condições meteorológicas, que na hora H, podem não ser favoráveis.
Para evitar que isso arruíne o evento, recomenda-se contar com toldos em lona de prontidão. Assim, em caso de chuva, ou mesmo de sol muito forte, é possível montá-los rapidamente, garantindo que a ocasião aconteça conforme o planejado.
Felizmente, esses itens não são caros, muito menos difíceis de se encontrar. Devido à sua popularidade entre os organizadores de eventos, há muitas empresas que trabalham com o seu aluguel.
Como os toldos estão disponíveis em diversos modelos, é possível optar tanto por uma cobertura grande, que cubra uma área mais abrangente, quanto por uma pequena tenda, que, por sua vez, pode servir como local de credenciamento, cozinha e até mesmo um posto médico.
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Organização da entrada
Em eventos corporativos, é comum que os visitantes passem por um processo de credenciamento antes de efetivamente entrarem.
O problema é que, como boa parte das pessoas costumam chegar ao mesmo tempo, ele pode gerar filas, o que, por sua vez, pode prejudicar a experiência dos frequentadores antes mesmo que o evento comece.
Para evitar que isso aconteça, recomenda-se que o local de entrada e credenciamento seja devidamente organizado, de modo que o tempo de espera seja confortável. Entre os itens que podem ser usados com essa finalidade, estão:
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Gradis para organizar a fila;
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Painel de senhas, como alternativa à fila;
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Itens de ventilação e iluminação;
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Alguma cobertura, como uma tenda sanfonada 3×3.
Do mesmo modo, caso o evento aconteça em um local cuja área seja grande (é o caso, por exemplo, das chácaras), é preciso que haja alguma sinalização que mostre aos frequentadores o local onde eles podem fazer o credenciamento, ver o que os expositores oferecem, assistir as palestras, entre outros.
Além disso, é interessante que haja funcionários espalhados pelo local que possam dar instruções a respeito disso. Do contrário, é possível que os frequentadores andem pelo local sem saber onde ir
