É muito comum que diversas pessoas achem fácil a montagem de um evento, entretanto, devido à falta de experiência, acabam acontecendo imprevistos e alguns detalhes dão errados, por isso é indispensável a contratação de empresas de eventos.

O primeiro passo para o sucesso de uma festa, cerimônia ou até mesmo feiras temáticas, é a procura por Empresas de eventos corporativos, para isso é necessário que se busque referências, o portfólio e a disponibilidade.

Para as referências não é válido somente pesquisar através de amigos que contrataram aquela determinada empresa, mas, como também buscar sobre os funcionários, outras experiências, capacitação para momentos de dificuldade e atendimento.

Com o portfólio é essencial saber sobre o marketing da empresa, quantidade de eventos realizados, como a instituição lida com situações não programadas e se o método de organização combina com o que o cliente procura.

Para organizar um evento exige disponibilidade

Isso porque requer tempo e atenção aos detalhes, então, por isso desde o agendamento de reuniões nos horários certos até cuidado que a empresa tem com cliente precisam ser impecáveis. Pois se não funcionar nas reuniões, dificilmente funcionará na data programada.

No segundo momento, junto com o auxílio da produção do evento, é imprescindível o estabelecimento de uma Lista de prioridades para eventos, e nela deve conter, no mínimo, quinze itens essenciais para organização, estando alguns deles citados abaixo:

• Escolha do local;
• Escolha da data;
• Lista de convidados;
• Convite;
• Lista de confirmação de presença;
• Divulgação;
• Tema do evento;
• Decoração.

Há, ainda, a playlist de músicas, o cardápio de comidas, o cardápio de bebidas, a escolha de empresas para locação de equipamentos para eventos, a Locação de equipamentos audiovisuais, o aluguel de mesas, cadeiras ou stands e estilo de roupa recomendável para os convidados.

Junto com essa lista, é imprescindível a elaboração de um cronograma

É fundamental planejar e organizar tudo, para que nada fique para o último momento.
A palavra stand, que em português é estande, originou-se da ordem stand up, que significa ficar de pé.

Seu equipamento consiste em um espaço de exposição. Se o evento for uma feira temática, é muito comum a Montagem de stands, como, por exemplo, feiras de música regionais, que acontecem no Brasil anualmente.

Os stands são responsáveis por gerarem um cenário, por exemplo, em feiras de livro que ocorrem todo ano em São Paulo ou Rio de Janeiro, esse método gera a sensação de uma livraria diferente, fazendo com que seja muito mais atrativo para o público.

Outros itens da lista que devem ser relacionados é a escolha do local junto com a lista de convidados, pois se deve preservar o conforto, e por isso, se houver muitos convidados, é importante que não seja um local pequeno, se não a tendência é que as pessoas acabem indo embora.

A segurança na escolha de um local também é um ponto importante, pois nada mais desagradável do que acidentes, ou até mesmo assalto com os convidados.

Então, verificar se há saídas de emergência, extintores de incêndio, estacionamento e até mesmo investir na contratação de seguranças é um ótimo começo, já que contribui para o sucesso do evento.

Há, ainda, um fator que deve ser levado em consideração e que necessita de ser pesquisado, que consiste na acústica do local, pois se for um evento corporativo em que haverá palestras, a produção de eco geraria um ambiente extremamente desagradável; nesse caso a visita com testes é imprescindível.

Ainda envolvendo a relação entre lista de convidados e local do evento, outro ponto importante é a acessibilidade, e por esse motivo, o ambiente ideal deve contar com pontos de táxi próximos, linha de ônibus ou linha de metrô.

Para facilitar ainda mais, é recomendável que junto com o convite, seja colocado um mapa explicando como chegar até o local, enfatizando pontos de referência.

Portanto, fica evidente que a produção de um evento não é fácil, pois envolve muitas características que são importantes para que tenha um bom resultado, pois a contratação de uma empresa para auxiliar permite que se possa chegar nesse resultado com mais assertividade e segurança.

Entretanto, também é necessário que haja diálogo entre contratante e contratado para que todas as intenções sejam esclarecidas, como o tipo de evento, tema, músicas, cardápios e locação de equipamentos necessários.