Em variados momentos da vida variados elementos se tornam importantes, o de comemorar vitórias, o de fazer relacionamento de longa duração e também a construção de pontes entre as diferenças. Muitas vezes, esses momentos são marcados por um evento.

Este evento pode ser variado, de uma festa de casamento simples para 100 pessoas que visa brindar o amor e a vida em conjunto, até os famosos eventos corporativos com suas palestras, conferências, congressos, passando pelos arrepiantes e emocionantes shows, com suas caixas de som e apresentações fantásticas no palco.

Deste modo, entendemos que os eventos são importantes ao longo da nossa vida, portanto, em alguns casos fazem parte estratégica de algumas empresas.

Organizar um evento, é algo complexo e que deve ser entendido como um desafio, afinal, é preciso agregar complexidades e tarefas diferenciadas, que vão desde a contratação de empresas de buffet em domicílio, aluguel de espaços, entre muitos outros.

No entanto, assim como a vida pode ser bastante complicada e marcada de momentos, um evento também pode ser, e é preciso planejamento e cuidado. Neste artigo falaremos sobre alguns elementos que são necessários para um bom planejamento e execução de um evento, seja ele qual for.

Ter uma equipe é fundamental

Seja uma festa infantil simples, seja um grande show, a equipe para a produção de um evento é fundamental.

Enquanto na festa infantil a equipe geralmente é composta pela família que se divide e realiza tarefas diferenciadas, como encher as bexigas, fazer o bolo e organizar o local, em grandes shows e eventos mais complexos não é diferente.

As equipes devem ser montadas levando em consideração as habilidades de cada um que compõe o time, afinal, em eventos maiores, variados aspectos devem ser cuidados como:

• Escolha do local;
• Estratégia de marketing (incluindo o uso de painel outdoor);
• Contratação de fornecedores;
• Busca por patrocinadores.

Apesar de parecer que atuam de forma separada, a equipe deve compartilhar informações entre si, para que tudo seja feito de forma alinhada e adequada.

É normal que durante o trabalho em equipe atritos surjam, mas é necessário para que a melhor escolha seja feita e de maneira mais pensada e adequada possível.

Deste modo, antes mesmo de começar a fazer os famosos check-list que levam em consideração as tarefas, como contratação de buffet com crepe a domicílio, escolha do local, divulgação, entre outros é preciso montar um equipe eficiente e adequada, que trabalha em conjunto para o sucesso do evento.

Abaixo falaremos de algumas dicas que podem ser levados em consideração para a composição de um evento de sucesso e que consiga atingir todos os objetivos possíveis.

Dicas para organizar um evento de sucesso

Com a equipe montada é hora de planejar os elementos do evento, e para isto existem muitas dicas e trataremos com detalhes sobre algumas delas.

Alguns pontos que abordaremos se tratam de definição de orçamento, definição de temática, além de outros aspectos muito necessário.

Antes de irmos para as dicas mais específicas temos que apontar o fato de que os eventos possuem muitos formatos, de confraternização, passando por festas, conferências, congressos, cursos, workshops, entre outros.

Assim, é preciso definir o modelo do evento antes mesmo dessas dicas.

1. Orçamento

Sabendo de antemão o modelo do evento é preciso orçar com base nisto.

Se for uma conferência ou palestra sabemos que existem gastos com o local do evento como auditórios e também com a logística de palestrantes que podem estar longe do local do evento, como transporte, estadia e alimentação.

Se for um show, é necessário preocupação com o palco, o figurino, os elementos de divulgação como painel de LED outdoor, entre outros. Assim, o orçamento define o limite máximo e mínimo de gastos, bem como os gastos para os imprevistos.

2. Tenha um cronograma

Segundo aspecto é ter um cronograma que ajudará na definição de começo e fim de cada tarefa, bem como ajudar os convidados a saberem por horário as atrações existentes.

Além do mais, o cronograma ajuda no pós-evento, garantindo a coleta de feedback e a análise de dados sobre o alcance do mesmo.

3. Divulgação

Por fim, é necessário fazer a montagem de uma campanha de marketing que visa divulgar e atrair pessoas para o seu evento, com o uso das redes sociais, vídeos, imagens, entre outros.

Com isso, entendemos que para organizar um evento muitos pontos devem ser levados em consideração para que as metas e objetivos sejam alcançados.