Quando falamos em eventos estamos nos referindo sempre a uma estrutura bastante planejada que tem objetivos diversos, sendo esses objetivos identificados pelos próprios gestores.
Levando isso em consideração, um evento pode:
- Possibilitar contatos novos;
- Realização de treinamentos;
- Estreitamento de relacionamentos;
- Promoção da marca.
Mas, para que o evento tenha sucesso antes de mais nada é preciso ter uma boa equipe que consiga alinhar o objetivo do evento com as mais diversas estruturas, desde da decoração de stands para feiras ao atendimento e colhida de feedback.
Esse artigo abordará assuntos relacionados a estrutura de eventos, destacando qual seria o serviço indispensável para que o seu congresso, palestra ou show seja um grande sucesso.
Organizando o evento
Antes de mais nada é preciso definir qual é o objetivo do evento e qual o seu público. Isso permite fazer uma série de gerenciamentos altamente produtivos e fiéis aquilo que você está pensando.
Dessa maneira, se o seu evento for para diversas empresas, como organizar uma grande palestra será necessário atentar-se para o local, será preciso também fazer um casting eventos e feiras e outros elementos.
Se for agora para realizar treinamentos, alinhamentos de estratégias, exposição das metas e valores, o local será menor, o custo também e o que é necessário para realizar o evento será diferenciado também.
Locações que não podem faltar no evento
Existem alguns elementos que não podem faltar em um evento, e que na maioria dos casos o jeito para disponibilizar esses elementos é por meio da locação.
Há dois tipos principais, a locação dos equipamentos de som, locação de tendas (para eventos ao ar livre), e instalação de buffet.
Esses são três elementos primordiais para o desenvolvimento dos eventos de forma ideal.
Locação de equipamentos de som
O equipamento de som é um dos elementos mais importantes dentro de um evento, pois é com ele que as pessoas conseguirão entender tudo o que ocorrerá no evento.
Existem três formas de equipamentos de som como: microfones, mesa de som e caixas de som.
Os microfones são essenciais e existem diversos modelos, sendo os mais importantes:
Microfone bastão
São os modelos mais básicos e são encontrados na maioria dos eventos. É o mais simples e podem ser usados apoiados na mão ou então no tripé.
Headset ou Headworn
Esses microfones são presos a cabeça e quase sempre tem um ponto de retorno. São práticos e ideais, onde é preciso o movimento das mãos.
Lapela
É o modelo que fica preso na roupa do locutor, e como o headset, precisa estar com as mãos livres.
Mesa de som
Além dos microfones, existe a mesa de som. A mesa de som é ideal para o controle do som e colocação de efeitos e assim por diante. Há dois tipos de mesa de som, as analógicas e as digitais.
As mesas de som digitais são fáceis de usar e são compactas. Existem bastantes efeitos que podem ser gravados na mesa. O modelo consegue uma integração no computador. É ideal para coloca em stand para eventos.
A mesa analógica é mais robusta que a digital, porém tem um som mais puro, e há diversos tipos de plugins ideais para o tratamento do som.
Locação de tendas
A locação de tendas é ideal para eventos ao ar livre, como feira, pois possibilita que o evento ocorra sem a preocupação com condições meteorológicas como chuva e ventos fortes.
Existem diversos tipos de tendas que podem ser usadas na locação, são elas:
- Tendas piramidais;
- Tendas sanfonadas;
- Tendas galpão;
- Tenda chapéu de bruxa.
Tipos de buffet
Há diversos tipos de buffet, para diferentes tipos de eventos. Dessa maneira, temos:
Buffet à francesa
É um tipo de serviço mais refinado, ideal para jantares em gala e também em festas formais. Os pratos já saem montados e decorados da cozinha, sejam crepes ou outros tipos de comidas.
Buffet à inglesa
Esse buffet é mais elegante e formal e é quase igual ao à francesa, a diferença é que os garçons montam os pratos na hora para os convidados. Podem usar bandejas tragas por um carrinho chamado guéridon ou então na bandeja de mão.
Buffet à americana
É um dos mais conhecidos, pois é uma opção self service. É ideal para reuniões mais informais e recepções familiares. A grande vantagem é a variedade.
Dessa maneira, podemos entender que um evento para ser bem organizado necessita de diversos elementos, e esses elementos são importantes par o sucesso da organização.
