Uma das situações mais desagradáveis quando estamos falando da organização de eventos é quando percebemos que há pessoas no local que não foram convidadas ou que não foram devidamente credenciadas.

Desse modo, é importante contar com métodos, recursos e dispositivos que otimizem o controle da entrada e da saída de participantes, gerando mais segurança e garantindo um dia especial sem intromissões.

Você sabe como assegurar esse tipo de comodidade? No artigo a seguir, fique por dentro de cinco dicas extremamente úteis para que seu serviço de recepção seja altamente eficaz, evitando os famosos “penetras”.

Fique de olho na recepção

Uma das maneiras mais eficazes de impedir a entrada de pessoas não autorizadas ou que não foram convidadas aos espaços internos de um evento é contar com profissionais devidamente capacitados para a vigilância e o eficiente controle de acesso.

Para isso, vale a pena investir em técnicas como a conferência à lista de convidados, de modo que torne impossível que alguém adentre o ambiente sem que seu nome esteja previamente cadastrado ou listado.

O treinamento de seguranças e recepcionistas, portanto, deve ser feito de modo a prevenir entradas indesejadas e, até mesmo, invasões que fogem aos olhos dos profissionais da área.

Por isso, manter a segurança em pontos estratégicos ao redor do espaço e garantir que a equipe de recepção desempenhe o devido controle da entrada de pessoas é uma dica importante para que o grande dia não seja estragado por intromissões.

Envie convites individuais

Os convites individuais têm como principal finalidade impedir que pessoas ligadas aos participantes, mesmo não fazendo parte da lista de convidados, acabem adentrando no espaço do evento.

Por isso, a melhor forma de evitar situações embaraçosas na recepção, que acontecem frequentemente quando um convidado traz amigos ou familiares, é a emissão desse tipo de convite.

Além disso, vale informar, logo na entrega do convite individual, que ele não se estende a nenhuma outra pessoa e que essa é uma regra do evento, coibindo as tentativas por parte dos “penetras”.

Instale catracas

A instalação de catracas é uma maneira de impedir que as pessoas possam adentrar o espaço sem serem convidadas ou em um momento em que os profissionais da segurança e da recepção, por algum motivo, estão ocupados com outras demandas e acabam desviando a atenção do local de acesso.

Isso, idealmente, não deve acontecer, mas uma forma de garantir que pessoas não autorizadas entrem no local é utilizar modelos seguros e eficientes no que diz respeito à contenção. Nesse caso, as catracas torniquete são altamente indicadas.

Isso porque, além de suportarem impactos mecânicos de alta intensidade, elas estão disponíveis em modelos semi-eletrônicos, que, por meio da colocação de um sistema aprimorado de barras verticais, impedem que qualquer pessoas burle a passagem.

As vantagens com relação ao uso dessa catraca são:

• Vida útil prolongada;
• Resistência de alto nível;
• Custos de manutenção reduzidos;
• Segurança garantida.

Utilize crachás

Os crachás são um recurso de credenciamento que, além de promover mais segurança, também otimizam a obtenção de dados e informações sobre os participantes do evento.

Para seu alto desempenho ser mais garantido, é importante optar por um modelo de cracha que esteja de acordo com as funções desejadas pela organização do evento em questão.

Um dos problemas relatados continuamente pelas pessoas sobre o uso dos crachás em eventos é com relação à facilidade de perdê-los, o que pode gerar transtornos, pois eles são únicos.

Desse modo, é possível optar por alternativas simples e que, de modo prático, fazem toda a diferença na solução desse aspecto.

O emprego de um Cordão para crachá, portanto, é ideal. Ele pode ser feito de materiais diversos, de modo que é importante oferecer o máximo desempenho em conforto.

Por isso, pode-se encontrar modelos feitos em diferentes tipos de linha, evitando o atrito com a pele da nuca, já que muitas vezes esses itens são colocados em volta do pescoço.

Conte com a tecnologia

Para que o controle da entrada e também da saída dos participantes, bem como o credenciamento correto, sejam feitos de modo ágil e otimizado, proporcionando uma experiência mais confortáveis aos convidados, vale a pena investir no Aluguel de notebook, por meio do qual é possível acessar:

• Lista de convidados;
• Dados sobre os participantes;
• Informações do evento;
• Ações de credenciamento.

Agora ficou muito mais fácil se livrar dos intrometidos, não é mesmo?

Lembre-se sempre de unir essas medidas ao trabalho qualificado de profissionais com experiência na organização e na recepção de eventos, garantindo ainda mais segurança e um dia inesquecível.